Online booking i sundhedssektoren: sådan skaber digitale løsninger værdi for både klinik og patient

Digitale vaner fylder mere og mere i hverdagen, og det gælder også, når vi bestiller tid hos læge, psykolog, fysioterapeut eller privathospital. Mange patienter forventer i dag, at de kan klare simple opgaver online gerne på få minutter og uden at skulle ringe i telefontiden.
For klinikker og behandlere kan online booking være nøglen til en mere rolig hverdag, færre afbrydelser og bedre overblik over kalenderen.

Samtidig stiller det krav til både sikkerhed, brugervenlighed og integration med de systemer, klinikken allerede bruger. Når online tidsbestilling gennemføres klogt, kan det både styrke patientsikkerhed, service og økonomi.

Hvad er online booking og hvorfor betyder det noget?

Online booking i sundhedssektoren er et system, hvor patienter selv kan bestille, ændre eller aflyse tider via internetbaserede løsninger. Det kan være gennem en klinikhjemmeside, en patientportal eller en app.
Kernen er, at patienten får adgang til en kalender, der er koblet direkte til klinikkens eget journalsystem eller kliniksystem.

En kort definition kunne lyde sådan her:
Online booking er en digital tidsbestilling, hvor patienten selv finder og booker en ledig tid i behandlerens kalender uden at kontakte klinikken telefonisk eller fysisk.

Når flere klinikker vælger denne model, skyldes det typisk tre ting:

– Telefonerne ringer mindre, og personalet kan koncentrere sig om patienter og faglige opgaver
– Patienterne oplever større fleksibilitet, fordi de kan booke uden for klinikkens åbningstid
– Kalendere bliver brugt mere effektivt, fordi ledige tider hurtigere bliver fyldt ud

For patienter kan adgang til tider døgnet rundt være forskellen på at få booket tid med det samme eller at glemme det igen, fordi telefontiden er forbi. For klinikken kan det betyde mindre pres i receptionen og færre afbrydelser hos behandlerne.

Fordele ved online booking for klinikker, behandlere og patienter

Når online tidsbestilling skal skabe reel værdi, handler det ikke kun om at komme på nettet. Det handler om at gøre hverdagen mere enkel, både for dem der arbejder i klinikken, og for dem der får behandling.

Nogle af de mest tydelige gevinster er:

Mindre administrativt bøvl i hverdagen
Når patienter selv kan bestille tid, slipper personalet for mange gentagne opkald. Typiske spørgsmål som har I en tid på torsdag efter kl. 15? bliver løst direkte i systemet.
Det kan frigive timer hver uge til andre opgaver. Mange klinikker oplever, at receptionen i højere grad kan bruge tiden på de patienter, der står foran dem, eller som har mere komplekse spørgsmål.

Bedre udnyttelse af kalenderen
Et godt online bookingsystem giver overblik over ledige tider og kan styre, hvilke typer aftaler der kan bookes hvornår.
For eksempel kan:

– korte konsultationer placeres strategisk mellem længere forløb
– bestemte tidsrum reserveres til akutte patienter
– bestemte behandlinger kun bookes hos udvalgte behandlere

Når disse regler ligger i systemet, bliver kalenderen fyldt mere hensigtsmæssigt, og klinikken får mere ud af hver arbejdsdag.

Øget tilgængelighed og bedre patientoplevelse
Mange patienter oplever det som en stor fordel, at de kan:

– booke tid om aftenen eller i weekenden
– ændre en aftale uden at skulle ringe
– få en bekræftelse og påmindelse automatisk

Det giver en følelse af kontrol og fleksibilitet. For nogle patientgrupper for eksempel unge eller mennesker med travle job kan det være afgørende for, om de overhovedet får bestilt en tid.

Færre udeblivelser
Et veldesignet system kan sende SMS- eller e-mail-påmindelser før aftalen. Det reducerer antallet af udeblivelser, fordi patienten bliver mindet om både tidspunkt og sted.
Hvis en patient aflyser sent, kan tiden ofte nå at blive booket af en anden via den samme løsning. På den måde mindskes spildtid i kalenderen.

Styrket datasikkerhed og dokumentation
Når online booking er integreret med klinikkens øvrige IT-løsninger, kan oplysninger om aftaler og kontakt ske direkte i sikre systemer, der følger gældende regler for datasikkerhed og GDPR.
Det mindsker risikoen for fejl og sikrer en mere ensartet håndtering af patientdata.

Hvad skal klinikker være opmærksomme på, når de vælger online booking?

Selv om fordelen ved digitale løsninger er tydelig, kræver valg af system omtanke. En løsning, der virker fin på overfladen, kan skabe problemer, hvis den ikke spiller sammen med den kliniske hverdag.

integration med eksisterende kliniksystemer
En af de vigtigste faktorer er integration. Hvis bookingløsningen ikke er tæt koblet til journalsystemet eller kliniksystemet, risikerer personalet at skulle opdatere kalenderen flere steder.
Det giver:

– større risiko for dobbeltbookinger
– mere manuelt arbejde
– øget risiko for fejl i aftaler

En sammenhængende løsning, hvor booking, journal og patientkommunikation hænger sammen, giver et langt bedre flow.

brugervenlighed for både personale og patienter
Systemet skal være let at forstå også for dem, der ikke bruger digitale løsninger til hverdag. Det gælder både frontpersonale, behandlere og patienter.
En enkel opsætning med klare trin, tydelige knapper og et sprog uden tekniske udtryk gør en stor forskel.
Hvis patienter hurtigt giver op, fordi det virker uoverskueligt, ryger de tilbage til telefonen, og gevinsten forsvinder.

fleksible indstillinger og klare regler
Klinikken bør kunne styre:

– hvilke behandlinger der kan bookes online
– hvor lang tid de enkelte ydelser skal have i kalenderen
– hvordan akutte tider håndteres
– om nye patienter kan booke direkte, eller kun eksisterende patienter

Den slags regler er med til at beskytte både klinikkens tidsressourcer og kvaliteten i konsultationerne.

sikkerhed, stabil drift og support
Sundhedsdata er følsomme, og kravene til sikkerhed er høje. Derfor er det afgørende, at leverandøren har styr på både teknisk sikkerhed, lovgivning og drift.
Derudover har mange klinikker brug for adgang til support, når noget driller, eller behovet ændrer sig. En leverandør med erfaring i sundhedssektoren vil ofte bedre forstå kravene til både patientsikkerhed og arbejdsgange i klinikken.

En stærk digital partner til sundhedssektoren

Når sundhedsaktører vælger online tidsbestilling, er det en fordel at samarbejde med en leverandør, der allerede er dybt forankret i sundhedssektoren og kender både hverdag og lovgivning.
Her har CompuGroup Medical, også kendt som CGM, en markant rolle. Virksomheden er blandt de største leverandører af sundheds-it i Danmark og udvikler kliniksystemer, elektroniske patientjournaler og patientrettede selvbetjeningsløsninger til en lang række faggrupper.

CGM arbejder med løsninger, der hjælper læger, fysioterapeuter, psykologer, privathospitaler og andre behandlere med at få bedre overblik, mere sammenhæng i data og smartere arbejdsgange herunder digitale værktøjer til tidsbestilling og patientkontakt.

Klinikker og behandlere, der vil styrke deres digitale services og gøre hverdagen lettere med moderne online tidsbestilling, kan med fordel se nærmere på mulighederne hos CompuGroup Medical på cgm.com.